効率的なシフトの組み方とは？成功店の事例も紹介

スタッフのシフトの組み方で悩んでいる飲食店関係者は多いのではないでしょうか。健全な店舗運営に効率的なシフト管理は欠かせません。逆に組み方がうまくないとスタッフの不満や業務効率の低下につながります。
この記事では、効率的なシフトの組み方を中心に詳しく解説します。また、人気店で成功しているシフトの組み方も事例としてご紹介。最後までご覧いただくと、シフト作成のコツや効率的に組むポイントを理解できるでしょう。
店舗運営がうまくいくノウハウのひとつになりますので、ぜひ参考にしてください。

この記事を書いた人
現役の飲食企業幹部(10年目)。
総料理長として、採用／人事／人材教育／店舗マネジメント／飲食事業部の利益責任／食材仕入責任者／HACCPの考えを取り入れた衛生管理責任者／メニュー開発などを担当。2019年より、副業でWebライターとして活動中。

シフトを効率的に組む重要性とは

シフトを効率的に組むことは飲食店運営の重要な要素です。その主な理由には、以下の３つが挙げられます。

1. 過不足ない人員で円滑な店舗運営をするため
2. 適正な人件費で運営するため
3. 従業員満足度と生産性を向上させるため

必要以上の人員配置はせず、各スタッフの業務負担と店舗コストのバランスをみながら作成するのがベストです。たとえば、繁忙期なら人員を増やすことで見込み売上に備え、閑散期では人員を少し減らすことで過剰な人員配置を防げます。

シフト作成のコツ

効率的なシフト作成には、４つのコツがあります。

1. 従業員のスキルを把握しておく
2. 人員配置に必要な情報を把握する
3. 公平・平等なシフトを心掛ける
4. 異動や退職、急な欠勤に対応できる柔軟性を確保する

以下では、効率的なシフト作成のコツを具体的に解説します。

従業員のスキルを把握しておく

まずは、従業員のスキルを把握しておきましょう。これには、以下のような得意分野や今までの経験などが含まれます。

• Aさんはキッチンで料理を作ることが得意（キッチンスタッフ歴２年）
• Bさんはワインに詳しい。お客様とのコミュニケーション力も高い（ホールスタッフ歴１年）
• Cさんは作業が的確でレジ操作に長けている（サービススタッフ歴３年）
• Dさんは飲食業未経験の新人。現在、ドリンクを作る研修をしている（キッチンスタッフ歴３か月）

たとえば、Dさんにホールスタッフとしてシフトを入れた場合、不慣れなため、サービスの質が低下したり、仕事に対するモチベーションが低下したりといった問題が生じる可能性があります。

人員配置に必要な情報を把握する

人員配置に必要な情報とは以下の要素が挙げられます。

• ランチタイムのお客様数
• ディナータイムのお客様数
• 繁忙期や閑散期
• 年間行事（クリスマスや年末年始など）

例えば、オフィス街の店舗では12時から13時のランチタイム、繁華街の店舗では19時から21時のディナータイムに来店が集中します。このような来店ピーク時には、お客様数に合わせて従業員の数を増やすシフトを作成しましょう。
シフト担当者は、日々の業務データを参考に、担当店舗のピーク帯や繁忙期・閑散期を把握して、効率的なシフト作成を行うことが重要です。

公平・平等なシフトを心掛ける

公平・平等なシフトとは、従業員の希望を考慮しつつ、店舗運営に必要な要素をバランスよく取り入れたシフトのことです。
具体的には以下のような取り組みが挙げられます。

• 労働基準法に基づいた適切な労働時間の設定
• 従業員の希望シフトの考慮
• 公平な業務分担

顧客満足度と売り上げは、従業員満足度の高さに関係します。
厚生労働省が公開している資料によると、従業員と顧客満足度の両方を重視している企業は顧客満足度のみを重視する企業と比較して業績が向上しているというデータがあります。

出典：厚生労働省｜取り組みませんか？魅力ある職場づくりで生産性向上と人材確保（https://jsite.mhlw.go.jp/ishikawa-roudoukyoku/library/ishikawa-roudoukyoku/antei/taisaku/joseikin/LL290428.pdf）

シフト担当者は従業員への公平で平等なシフト作成が必要です。

異動や退職、急な欠勤に対応できる柔軟性を確保する

飲食店の運営では急な欠勤や人事異動、退職などの職場環境の変化が日常的におこります。そのため柔軟なシフト対応が求められる場合があるので、把握しておきましょう。
具体的には、以下のような対策が必要です。

• 日ごろから従業員とのコミュニケーションをとる
• 欠勤・退職に関する明確な店舗ルールの作成する
• LINEなどのコミュニケーションツールで当日のスタッフヘルプ要請システムを整える

日ごろから従業員とのコミュニケーションを強化しておくことで、退職や体調不良などの事前情報を把握できるようにしておきましょう。また、当日の欠勤対策ではLINEを利用したグループチャットなどのツールで呼びかけによるヘルプ要請などが効果的です。

店舗全体の対策としては、就業に関する明確なルールを設定しておきましょう。退職に関するルールや当日の欠勤に関するルールを策定しておけば、柔軟に応えることが可能です。

【人気店の成功事例】効率的なシフトを組む方法

効率的なシフトを組む方法は成功事例から学ぶのが早いです。ここでは、人気店のシフト作成の成功事例をご紹介します。

事例①：シフト作成のルーティン化で業務負担を減らした実例

60席の居酒屋業態の事例で解説します。
従業員は社員5名とアルバイトスタッフ15名。営業時の必要スタッフ数は7名です。
実践したのは、シフト作成のルーティン化と効率化です。これにより、店長の業務負担を大幅に軽減し、店舗運営に集中できるようになりました。
課題は、シフト担当者である店長の業務負担が大きかったことです。週単位でのシフト作成は、従業員20名を抱える店舗にとって大きな負担となっていました。そのため、店長の役割である売上をあげるための店舗運営に集中できず、多くのチャンスロスがありました。
そのため、1か月をかけてシフト作成の効率化を実施。

具体的には以下の3つのポイントに注力しました。

1. シフト募集～締め切り～作成までをルーティン化
2. シフト作成ツールの活用
3. 社員のシフトを固定化

シフト作成日を毎週火曜の10時～13時に固定。同じ曜日と時間を設定することにより、業務忘れを防止し集中してシフト作成が行えるようになりました。
また専用のシフト作成ツールを導入し、従業員への募集や締め切りのお知らせをメールで共有することで、直接依頼する手間が省けています。
また、店長以外の社員にシフト作成を委任したことで、店長の業務負担が大きく減少。結果、店舗運営に集中できるようになり売上が向上しました。新たにシフト担当となった社員が、さらなる効率化を進めるという好循環も生まれています。

この事例は定休日がない店舗に適しています。
シフト作成のルーティン化により、時間と労力が大幅に削減され、より重要な業務に注力できるようになるでしょう。

事例②：スキル向上による臨機応変なシフト作成

次に、35席のやきとり業態の事例で解説します。
社員3名とアルバイト13名で構成されており、営業時の必要スタッフ数は6名です。

実践したのは、全スタッフのマルチスキル化です。これにより、柔軟なシフト作成が可能になり、店舗運営の効率化と安定化を目指しました。
課題は、アルバイトスタッフのスキルが限定的だったことです。たとえば、ドリンク担当はできてもホール接客ができないなど、できるポジションが少なかったのです。これでは、繁忙期の対応や急な欠勤時の対処が難しく、生産性と売上の向上が見込めませんでした。
そこで、3か月かけてスタッフ教育を実施。結果的にアルバイト1人あたり3つ以上の担当を習得しました。

結果として、ある日はドリンク担当で次の日はホールスタッフというような、柔軟なシフト作成が可能に。さらに、全従業員がホールとキッチンの両方をこなせるようになったことで、円滑なシフト作成と営業が可能になっています。

シフト作成のポイントは以下の3つが挙げられます。

1. シフトでスキルレベルのバランスを取る
2. ピーク帯やアイドルタイムに合わせて人員を配置する
3. 急な欠員にも対応できる余裕を持たせる

この事例は少数精鋭の店舗に向いています。
はじめの教育が肝ですが、ポジションの習得数が増えるほど、シフト作成の効率化と営業の安定化につながります。

まとめ

今回はシフトの効率的な組み方について解説しました。

シフトは単なる勤務表ではありません。店舗運営をスムーズに行うための作戦表のようなものです。
従業員のスキルや情報、その日の適切な人員配置や公平で平等なシフトが求められます。

この記事を参考に、自店舗に最適なシフトの組み方を見出し、実践してみてください。